اين مهم است كه شما به‌طور مرتب از پست الكترونيكي خود به قول معروف ( BackUPنسخه پشتيبان) تهيه كنيد. چرا؟ براي حفظ كردن اطلاعات موجود در آنها زماني كه سرويس دهنده ايميل شما دچار مشكل شد و اطلاعات‌تان از بين رفت (براي مثال مشكلي كه براي Gmail در ماه دسامبر سال 2006 رخ داد.)دوره زماني براي تهيه نسخه پشتيبان، بسته به كاربرد شما از ايميل‌تان دارد ولي نبايد از سه ماه كمتر باشد.

)10 اكثر ما وقتي يك E-mail را ( Deletپاك) مي‌‌كنيم، تصور مي‌‌كنيم كه آن را از صفحه روزگار حذف كرده‌ايم، ولي اين فكر اشتباه است. شما پست الكترونيكي ارسالي را در Inbox خود پاك مي‌‌كنيد و حتي فرستنده آن نيز در Sentbox خود آن را پاك مي‌‌كند، اين بدان معنا نيست كه ايميل براي هميشه حذف شده، در حقيقت پيغام‌هايي كه پاك شده‌اند همچنان در پوشه‌هاي ( Back upنسخه پشتيبان) سرورها براي چندين سال متمادي وجود دارند و همچنين به وسيله كابران حرفه‌اي و ماهر قابل بازيابي هستند.بنابراين به آنچه در يك ايميل مي‌‌نويسيد، آن هم يك متن ابدي و پايدار فكر كنيد.درباره آنچه مي‌‌خواهيد بنويسيد، مراقب باشيد، چون مي‌‌تواند مجددا چندين سال بعد، زماني كه شما تصور كرديد كه آن نوشته براي هميشه از بين رفته، به سوي شما بازگردد.